Văn phòng Số nôm na là một văn phòng ứng dụng các công nghệ, thiết bị kỹ thuật số trong các hoạt động của mình. Ở đó, văn phòng được kết nối với các bộ phận, các đối tác (thậm chí ở cách nửa vòng Trái đất) qua mạng, qua Internet.
Văn phòng số – Digital Office
Ở đó, chiếc máy đánh chữ lọc cọc được thay bằng máy tính với bộ Office; chiếc máy quay roneo cục mịch và lem luốc được thay bằng chiếc máy in kim, rồi in phun và in laser vừa nhanh, vừa đẹp; chiếc máy truyền tin dạng telex được thay bằng máy fax, công cụ e-mail; những chiếc tủ hồ sơ ngồn ngộn giấy được thay bằng những chiếc đĩa CD-R; những chồng sổ sách dày cộm được thay bằng những phần mềm văn phòng, những bảng tính trên máy tính, …
Ở Stanford (Mỹ), một nhóm chuyên gia đã xây dựng một đề án gọi là Digital Office Project (dự án Văn phòng Số). Những nỗ lực của họ được mô tả là nhằm phát triển một “Văn phòng Số” với mục tiêu đem hai cái thế giới các tài liệu điện tử và các tài liệu vật lý xích lại gần nhau hơn và để giúp cho con người có thể tương tác dễ dàng với tất cả các loại tài liệu.
Hầu như mọi nước trên Hành tinh giờ đây đều đã có Internet và điện thoại di động. Có nghĩa là cả thế giới đều có đủ điều kiện để kết nối nhau trong kỷ nguyên số.
Trong khi đó, theo các nhà chuyên môn. phương cách số (digital way) sẽ giúp giảm rất nhiều chi phí, đặc biệt cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Craig Rowland, Giám đốc điều hành của BT Small & Medium Enterprises (Các doanh nghiệp Nhỏ và Vừa Anh), nói rằng: ICT (công nghệ thông tin - viễn thông) tốt có ý nghĩa sống còn với các doanh nghiệp nhỏ vốn đang gia tăng nhanh số lượng. Công ty của ông muốn giúp các doanh nghiệp nhỏ thiết lập cái thang thương mại điện tử, từ việc mua một máy tính PC tới việc truy cập Internet, xử lý e-mail, thông qua việc phát triển Website riêng của công ty với các khả năng kinh doanh trực tuyến. BT đã đầu tư 6,6 triệu bảng Anh để cùng Cisco, Microsoft và Dell phát triền Văn phòng Số khai thác các thế mạnh của công nghệ thông tin và viễn thông.
Trong các kế hoạch phát triển Văn phòng Số, Internet băng thông rộng (broadband Internet) sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo Fletcher Advisory, vào năm 2005, Internet băng rộng ở Anh sẽ tiết kiệm được 3,5 tỷ bảng Anh năng suất và chỉ riêng khu vực doanh nghiệp nhỏ và vừa sẽ tiết kiệm được 1,2 tỷ bảng Anh chi phí. Vào thời điểm đó, nhờ Internet băng rộng, thời lượng sử dụng Internet của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Anh sẽ đạt tới 2,4 triệu giờ/ngày. Có khoảng 40% tổng số doanh nghiệp nhỏ và vừa ở Anh (có cả thảy 1,4 triệu doanh nghiệp) sẽ kết nối Internet qua băng rộng.
Ở Anh, các giao dịch, liên lạc văn phòng qua e-mail chiếm 85%, trong khi bằng con đường “cổ lỗ” telex chỉ còn 15%.
Nói tới Văn phòng Số, người ta không thể bỏ qua cái khái niệm “Văn phòng không có giấy” (Paperless Office). Nhiều người Mỹ rất máu mê với cái ý tưởng sạch và xanh, hiện đại nhưng “hại điện” này. Thật ra, đó chỉ là một ý niệm. Chứ văn phòng mà chẳng có một mảnh giấy nào thì có lẽ chỉ có ở “cõi trên”.
Ở cái văn phòng không giấy này, các thiết bị số, mà đầu têu là chiếc máy tính PC, cùng các phương tiện thông tin – liên lạc điện tử, giải thoát người ta khỏi cái gánh nặng giấy tờ. Chỉ cần biết tin học văn phòng, có thêm một chút đầu óc tổ chức cho khoa học, với sự trợ thủ của các bộ phần mềm công cụ quản lý, công cụ văn phòng (như bộ Microsoft Office), người nhân viên có thể hoàn thành công việc và quản lý mọi thứ trong văn phòng của mình thông qua cái khuôn mặt (màn hình desktop) của nàng “thư ký kiêm trợ lý” PC.
Người Mỹ xài giấy kinh khủng lắm kia. Mỗi năm, nước Mỹ tiêu thụ hơn 90 triệu tấn giấy. Vào năm 1993, bình quân mỗi đầu người Mỹ tiêu thụ gần 700 cân Anh (317,5kg) giấy, tăng gấp 10 lần so với năm 1900. Nhưng mỗi năm, ngành công nghiệp giấy Mỹ chỉ sản xuất được 86.6 triệu tấn giấy. Phần thiếu hụt phải được nhập khẩu. Mức tiêu thụ giấy in và viết khoảng 27,8 triệu tấn/năm, không tính khoản giấy in báo 12,8 triệu tấn. Chỉ nội cái món biểu bảng in sẵn (form paper) thôi mỗi năm cũng ngốn 1,9 triệu tấn giấy rồi.
Theo thống kê, một nhân viên văn phòng tiêu biểu ở Mỹ xài mỗi năm tới 10.000 tờ giấy copy. Trong năm 1993, tổng trọng lượng thư tín gửi qua bưu điện Mỹ lên tới 2,4 triệu tấn.
Mức độ tiêu thụ giấy tỷ lệ thuận với tổng giá trị sản lượng nội địa GDP của mỗi nước. Chẳng hạn, ở Mỹ, bình quân cứ 1 triệu USD GDP đạt được tốn hết khoảng 17 tấn giấy.
“Văn phòng không giấy” giảm bớt số lượng tiêu thụ giấy giúp giảm diện tích rừng bị đốn lấy nguyên liện làm giấy.
Và Văn phòng Số chính là sự hội tụ của các lợi ích và đặc tính: gọn nhẹ, hiệu quả, ít tốn kém, nhanh chóng, kết nối, v.v…
Công ty của bạn đang có nhu cầu về Văn phòng số như vậy? Hãy gửi Liên hệ cho chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn!
Theo MOS
